График отпусков — это один из важнейших локальных нормативных актов любой организации. Руководитель обязан его составлять. Напомним, что этот локальный акт должен быть утвержден не позднее 16 декабря (за 2 недели до конца года).
Отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, ежегодно утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Соответственно, график отпусков – это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Составление графика отпусков является обязательным в силу положений ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ.
Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находит поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Очередность предоставления очередных отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (Приложение1 Методического пособия), который утверждается работодателем не позднее 2-х недель до наступления календарного года, т.е. до 17 декабря.
Порядок разработки графика и правил предоставления отпусков отражается в локальных нормативных актах организации. Если данный документ отсутствует, то его необходимо разработать и утвердить.
Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задаются работодатели, составляя график отпусков.
Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание не обязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).
В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).
При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах (далее – ЛНА).
Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:
• нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
• должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).
Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.
В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).
При его разработке необходимо определить:
- Лицо, ответственное за разработку графика отпусков;
- Срок подачи работниками своих пожеланий относительно даты отпуска;
- Сроки согласования графика с руководителями структурных подразделений;
- Срок подачи графика на утверждение работодателю.
График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:
· заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);
· при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
· контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк унифицированной формы Т-7 (Приложение1 Методического пособия), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
С 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердив.
На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в Excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.
Подготовка графика отпусков:
Перед составлением графика рекомендуются проверить:
- Историю предоставления отпусков за последние годы;
- Присутствие в штате льготных категорий работников.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Некоторым категориям работников должен быть предоставлен ежегодный дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ).
Проект графика отпусков рекомендуем передавать руководителям структурных подразделений. После проведения корректировок, связанных с производственной необходимостью и пожеланиями работников, его возвращают лицу, ответственному за составление графика.
Документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Далее он передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании.
Если профсоюзной организации в компании нет, в форме графика отпусков в шаблоне вместо мнения выборного профсоюзного органа делается отметка о том, что первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует).
Как уже было сказано выше, в график должны быть включены все категории работников. Проследите также и за тем, чтобы в документ были включены все виды отпусков, на которые имеют право работники компании. Это могут быть отпуска нормальной продолжительности, удлиненные или дополнительные (например, за работу в районах Крайнего Севера). Неиспользованные дни отпусков за предыдущий год также рекомендуем учесть при составлении графика.
На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1 - 6 формы Т-7. (Приложение1 Методического пособия). Наименования должностей указываются в графе 2 в соответствии со штатным расписанием. Если в компании табельные номера работникам не присваиваются, графу 4 не заполняют. В графе 6 указывается дата начала отпуска работников, в том числе имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Вписывать сюда день окончания отпуска не обязательно.
Хотя, если отпуск разделяется на части, стоит указать временные отрезки, информация о продолжительности каждой части указывается отдельной строкой. При составлении графика графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года по мере ухода работников в отпуск. Графа 7 "Фактическая продолжительность отпуска" заполняется после окончания отпуска. Графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период.
При этом в графе 8 указывается причина переноса отпуска и документ, на основании которого отпуск отложен, например, личное заявление работника о переносе отпуска в произвольном виде (Приложение 2 Методического пособия), если инициатором является сотрудник, или же приказ руководителя о переносе отпуска, если его сроки сдвигаются по инициативе работодателя, например в связи с производственной необходимостью (Приложение 3 Методического пособия). А в графе 9 ставится его предполагаемая дата. Графа 10 "Примечания" предназначена для особых пометок. Она заполняется, если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) либо отпуск был продлен (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В данной графе указывают основания для отзыва из отпуска, его продления или переноса.
Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем, в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком. Вывесить документ на видное место недостаточно, лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись. Это позволит избежать возможных конфликтов с работниками. Ознакомить сотрудников можно следующим образом: включив в график соответствующую графу, подготовить лист ознакомления с графиком отпусков как приложение к графику либо завести специальный журнал и т.п.
Рекомендуется выдать копию графика отпусков руководителям структурных подразделений. Оригинал графика должен храниться в кадровой службе в течение трех лет. Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Обратите внимание! ознакомление сотрудников с графиком отпусков не исключает обязанность работодателя уведомить каждого сотрудника о времени его отпуска (Приложение 4 Методического пособия) не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время года. Число лиц, имеющих право на такую льготу, в настоящее время довольно значительно.
К ним, в частности, относятся:
- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в т.ч. и инвалиды (ст. ст. 14 - 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ "О ветеранах");
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");
- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");
- лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
- лица, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы, граждане, эвакуированные из зоны отчуждения и переселенные (переселяемые) из зоны отселения, и некоторые другие лица, подвергшиеся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и иных работ, связанных с любыми видами ядерных установок (ст. ст. 14 - 22 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС").
При составлении графика отпусков следует учитывать право работника-мужчины воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ст. 123 ТК РФ), сотрудницы перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ); а также право одного из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (ст. ст. 123, 322 ТК РФ); совместителя, если он уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).
Если работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление (Приложение 5 Методического пособия) о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.
Обратите Внимание! Постановлением Правительства РФ от 02.03.2017 № 243 (вступило в силу с 18.03.2017) отменено право женщины, имеющая двух и более детей в возрасте до 12 лет, получить ежегодный отпуск в летнее или другое удобное для нее время
На практике могут возникнуть ситуации, когда работник по различным причинам не может или не желает уходить в отпуск по графику, а работодателю необходимо присутствие работника на рабочем месте в период, когда по графику тот должен уйти в отпуск. Поскольку график отпусков формируется на год вперед, неудивительно, что планы как самих сотрудников, так и их работодателей могут измениться. Можно ли в утвержденный график вносить коррективы? Трудовое законодательство не требует обязательно вносить изменения в график отпусков, но и не запрещает.
Работодатель обязан перенести отпуск сотрудника на другой срок, если он своевременно:
· не оплатил отпуск сотрудника. Оплата отпуска должна быть произведена не позднее, чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);
· не уведомил его о времени его начала (Приложение 4 Методического пособия). Сделать это нужно за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). При этом отпуск переносится только в том случае, если работник сам пожелает перенести отпуск и напишет соответствующее заявление.
Работник может сам попросить работодателя (написав соответствующее заявление в произвольной форме) (Приложение 6 Методического пособия) изменить время его ухода в отпуск, перенести его на другой срок или разбить его на части.
Если работодатель согласен, на заявлении работника он ставит свою резолюцию. При этом издается соответствующий приказ (Приложение 7Методического пособия).
Возможен перенос отпуска работника и по инициативе работодателя. Если уход работника в отпуск может негативно сказаться на работе компании, работодатель имеет право предложить работнику перенести дату начала отпуска (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). В этом случае необходимо заручиться письменным согласием работника (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). На основании заявления работника руководителю придется издать приказы о внесении изменений: в график отпусков и об отзыве из отпуска, перенесении отпуска и др. В любом случае положенные 28 дней должны быть использованы не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. То есть переносить отпуск два года подряд нельзя.
Согласно ст. 115 ТК РФ, сотрудник может рассчитывать, как минимум, на 28 дней оплачиваемого отдыха в год. Этот период можно разделить на части, придерживаясь правил, оговоренных в статье (ст.125 ТК РФ) и других нормах трудового законодательства.
Отпуск по соглашению между работником и работодателем может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Следовательно, остальной период может быть разбит на любое количество частей. Например, сотрудник может отдохнуть в первый раз 14 дней, а через некоторое время взять еще два отпуска по неделе каждый. Трудовой кодекс не запрещает брать даже 1 оплачиваемый выходной, а работодатель не может установить на предприятии правила, ограничивающие минимальную длительность отдыха.
Разделение отдыха должно быть согласовано между работником и работодателем. Этот факт должен быть закреплен документально. Нередко сотрудники пишут соответствующее заявление на имя руководителя. (Приложение 6 Методического пособия)
При составлении графика работодатель оценивает производственную необходимость в том или ином работнике в конкретный промежуток времени, а частые и короткие периоды отдыха могут негативно сказываться на работе компании. Во многих организациях на период отсутствия того или иного сотрудника необходимо назначать для него замену, что также усложняет процедуру оформления отдыха. В частности, такие трудности встречаются в организациях, функционирование которых возможно только при наличии установленного кворума (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
Соглашение о разделении отпуска на части должно найти отражение при составлении графика отпусков. Изменить период отпуска можно и позже. Для этого работнику необходимо письменно согласовать периоды своих отпусков с работодателем. В график отпусков необходимо будет внести соответствующие изменения.
Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.