Шаг 5. В обязательном порядке затребовать от работника письменное объяснение по факту нового дисциплинарного проступка.
Затребование объяснения производится в следующем порядке:
5.1. Работодатель готовит уведомление о необходимости предоставить письменное объяснение (образец прилагается) по поводу проступка. Уведомление готовится в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), регистрируется в установленном у работодателя порядке (например, в журнале регистрации уведомлений работникам, при отсутствии такового – в журнале регистрации исходящей корреспонденции).
5.2. Один экземпляр уведомления работодатель вручает работнику. На экземпляре работодателя работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, один экземпляр его получил, ставит дату получения, расписывается.
5.3. В случае отказа работника от получения уведомления, необходимо составить соответствующий акт (образец прилагается).
5.4. Работодатель предоставляет работнику 2 рабочих дня (учитываются рабочие дни по графику работника, в эти два дня не входят больничные и отпуска) на предоставление объяснения. До истечения этих дней оформлять приказ не рекомендуется, так как работник может предоставить не одно объяснение либо уйти на больничный, пока идут эти дни (в этом случае срок приостановится), либо могут возникнуть иные обстоятельства, которые могут поставить под сомнение соблюдение работодателем процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности.
5.5. Объяснение работника фиксируется в журнале входящей корреспонденции либо специальном журнале (при наличии такового).
5.6. При непредоставлении работником объяснения в установленный срок, составляется соответствующий акт (образец прилагается). Следовательно, в случае если работник не идет на контакт, то у работодателя появляется два акта: первый – об отказе получить уведомление о предоставлении объяснения, второй – о непредоставлении объяснения.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
При наличии временных ресурсов истребовать объяснение можно дважды.
Шаг 6. При необходимости затребовать объяснения у всех лиц, которые могут сообщить значимые для оценки действий работника обстоятельства. Особенно это важно, если поводом для увольнения является дисциплинарный проступок, который может быть подтвержден, в том числе, свидетельскими показаниями: отсутствие на рабочем месте, состояние алкогольного опьянения, причинение ущерба работодателю, аморальное поведение и т.п.
Также работодатель вправе совершить действия по получению иных доказательств совершения дисциплинарного проступка и оценке личности работника, его отношения к труду, состояния здоровья и т.п. Например, запросить характеристики от непосредственного руководителя либо иных лиц, провести оценку ущерба, запросить данные сторонних организаций относительно имеющих значение обстоятельств.
Действия, указанные в настоящем пункте, могут совершаться как до истребования объяснения у работника, так и после.
Шаг 7. Учет всех обстоятельств совершения нового дисциплинарного проступка. Законодательно форма, в которой должно быть зафиксировано описание проступка и учет всех его обстоятельств, не определена.
В зависимости от вида проступка это может быть и докладная записка специалиста по кадрам, и акт комиссии, и заключение по результатам служебного расследования.
В любом случае, в документе должны быть максимально отражены следующие сведения:
7.1. о совершенном дисциплинарном проступке (время, место, суть нарушения со ссылкой на нарушенные пункты локальных нормативных актов работодателя, тяжесть проступка, в том числе последствия, чем подтверждается);
7.2. о времени его выявления;
7.3. о факте истребования объяснения, его представлении / непредставлении, содержании;
7.4. о степени вины работника;
7.5. о возможных смягчающих обстоятельствах;
7.6. о наличии действующих дисциплинарных взысканий;
7.7. характеристика работника, в том числе отношение к труду;
7.8. рекомендации руководителю о применении дисциплинарного взыскания.
Желательно, чтобы из документа явно усматривалось, что работник совершил дисциплинарный проступок по своей вине, что работник знал о недопустимости своего поведения, работник систематически нарушает трудовые обязанности, сроки привлечения к ответственности в виде увольнения не пропущены, порядок привлечения к ответственности соблюден. В дальнейшем это значительно упростит работодателю отстаивание своей позиции в суде в случае возникновения спора, а также снизит риск привлечения к ответственности работника кадровой службы за нарушение порядка увольнения.
Шаг 8. Принятие решения о применении к работнику мер дисциплинарного взыскания.
Подготовленный пакет документов передается работодателю, который принимает окончательное решение о применении взыскания в виде увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При этом работодатель должен иметь в виду, что выбор меры дисциплинарного взыскания должен быть обусловлен такими принципами, как справедливость, законность, соразмерность, наличие вины, работодатель должен учитывать тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду.
Увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ возможно, если неисполнение трудовых обязанностей происходило без уважительных причин. Если работодатель решит не увольнять работника, а наложить на него за совершенный проступок взыскание в виде замечания или выговора, то он вправе это сделать.
Шаг 9. В случае, если на предприятии действует профсоюз, а увольняемый работник является его членом, то в адрес первичной профсоюзной организации, членом которой являлась является работник должны направляться проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для принятия решения об увольнении по указанному основанию. Нарушение данного правила признается судами основанием для отмены приказа об увольнении. Например, в Апелляционном определении Московского городского суда от 12 февраля 2018 г. № 33-5070/2018 указано, что «проверяя соблюдение работодателем процедуры увольнения по пункту 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ, суд установил, что в адрес первичной профсоюзной организации, членом которой являлась истец, проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для принятия решения об увольнении ее по указанному выше основанию, не направлялись, мотивированное мнение работодателем не было истребовано, то есть нарушены положения ст. 373 ТК РФ, в связи с чем сделал правомерный вывод о наличии безусловных оснований для признания приказа об увольнении незаконным и восстановления истца на работе».
Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение семи рабочих дней со дня получения проекта приказа и копий документов рассматривает этот вопрос и направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме. Мнение, не предоставленное в семидневный срок, работодателем не учитывается (ст. 373 ТК РФ).
Напоминаем, что время, затраченное на учет мнения профсоюза, приостанавливает месячный срок для привлечения к дисциплинарной ответственности.