Дело в том, что индивидуальный предприниматель – женщина, имеющая активную жизненную позицию во всех сферах.
Иванова? Петрова? Сидорова?
Недавно в ходе аудита кадровой документации индивидуального предпринимателя, у которого трудится довольно много народа, встал достаточно интересный вопрос. Дело в том, что индивидуальный предприниматель – женщина, имеющая активную жизненную позицию во всех сферах. В общем, на момент аудита она собиралась замуж в третий раз. И третий раз – навсегда, то есть со сменой фамилии и адреса. Хорошо хоть не гражданства. Кадровик компании, находясь под впечатлением от необходимости готовить очередных 124 допсоглашения, решила уточнить их форму, раз уж мы все равно пришли. Это был редкий случай, когда мы действительно смогли порадовать человека, да еще и со ссылкой на официальные разъяснения
Потому что буквально в июле 2024 года Роструд (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 5 июля 2024 г. N ПГ/12386-6-1, отвечал на аналогичный вопрос, указав, что стороны трудового договора вправе заключить дополнительное соглашение при изменении имени работодателя. Вместе с тем отсутствие такого соглашения не влечет за собой прекращения или изменения трудовых отношений.
Дополнительно ведомство напомнило, сообщаем, что если за время работы работника имя работодателя изменяется, то об этом следует сделать запись в трудовой книжке работника. Сведения вносятся в трудовую книжку так же, как при изменении наименования организации.
Мы от себя добавим, что про электронную трудовую забывать тоже не стоит – при смене ФИО индивидуального предпринимателя, как и при изменении наименования организации, не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло переименование (в нашем случае речь идет о дате выдачи нового паспорта) в соответствии с пп. 1 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования", необходимо подать в СФР форму ЕФС-1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»
Как быть с работниками? Их достаточно уведомить о том, что изменились реквизиты стороны трудового договора. Это можно сделать заказным письмом или раздать уведомления под подпись.
Кстати, аналогичная ситуация со случаями изменения ФИО работниками. Несмотря на распространенную практику, заключение дополнительного соглашения не требуется. Работнику достаточно уведомить об этом работодателя заявлением или письмом с приложением копии нового паспорта. Такого уведомления достаточно, чтобы издать приказ о внесении изменений в кадровые документы.
В обоснование необходимости заключения дополнительного соглашения часто ссылаются на ст. 57 Трудового кодекса РФ. Однако, как и Роструд, мы придерживаемся позиции, что в части первой указанной статьи не содержатся условия трудового договора, изменение которых требует согласия сторон. Такие условия закреплены в части второй статьи 57 Трудового кодекса РФ и включают:
место работы, трудовую функцию, дату начала работы, срок действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, условия, определяющие в необходимых случаях характер работы, условия труда на рабочем месте, условие об обязательном социальном страховании работника, другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.
Все эти условия требуют согласия обеих сторон трудового договора и их изменение всегда должно оформляться именно дополнительным соглашением.
При этом в части первой ст. 57 Трудового кодекса РФ перечислены не условия трудового договора, а реквизиты сторон, изменение которых производится в одностороннем порядке и не требует согласования со второй стороной (работникам не нужно благословение работодателя на брак и смену фамилии, а работодатель не нуждается в согласии работника на переименование). Именно поэтому заключение дополнительного соглашения, фиксирующего изменение реквизитов, является правом (закон этого не запрещает), а не обязанностью сторон, и может осуществляться в уведомительном порядке.
Зачем нужен вообще уведомительные порядок? Работник извещает об изменении своих данных, чтобы работодатель правильно начислял и перечислял налоги, предоставлял гарантии и компенсации. Работодатель уведомляет, что его реквизиты изменились, так как работник обязан направлять все свои требования по адресу и другим данным, указанным в трудовом договоре.
Таким образом если изменился адрес работодателя, а работник об этом не знал и направил запрос о получении копий документов по старому юридическому адресу, а работодатель запрос не выполнил, то все риски несет работодатель. А это нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ и чреватое штрафом на ИП до пяти тысяч рублей, а на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Так что соблюдайте закон, но не придумывайте себе лишнюю работу: написать типовое письмо легче, чем подписать целую кипу допсоглашений, каждое из которых надо оформить отдельно.