Срок представления
Сведения об увольнении работника необходимо направить в территориальное отделение Социального фонда (СФР) по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. Если в организации есть обособленные подразделения, то форму ЕФС-1 предоставляют по месту регистрации данного подразделения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают прекращение трудовых отношений.
Примечание
Согласно разъяснениям ПФР при определении формы, по которой представляются сведения, необходимо ориентироваться на период, в котором издан приказ о кадровом мероприятии. В случае издания приказа до 1 января 2023 г. представляется форма СЗВ-ТД, если дата издания приказа после 1 января 2023 г. - форма ЕФС-1.
При увольнении работника работодателю в форме ЕФС-1 необходимо заполнить:
- подраздел 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности";
- подраздел 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)".
Как заполнить подраздел 1 раздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" формы ЕФС-1 при увольнении
Сведения, указанные в полях "СНИЛС", "Фамилия", "Имя", "Отчество (при наличии)", "Дата рождения", должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 3.5 Порядка).
Поле "Гражданство (код страны)" заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (п. 3.7 Порядка).
Как заполнить подраздел 1.1 подраздела 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" формы ЕФС-1 при увольнении
Графа 1 "N п/п" таблицы заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается записи по каждому кадровому мероприятию. Номера указывают в порядке возрастания без пропусков и повторений (п. 4.2 Порядка)
В графе 2 указывается дата увольнения в формате "ДД.ММ.ГГГГ". В графе 3 надо указать сведения о кадровом мероприятии УВОЛЬНЕНИЕ (п. 4.3 и 4.4 Порядка).
Если работник работает в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, то в графе 4 указывается один из следующих кодов "РКС" или "МКС" (п. 4.5 Порядка)
В графу 5 вносим запись о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) в соответствии со штатным расписанием работодателя. Обратите внимание, что в случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениями профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей. Для государственных и муниципальных служащих также указывается код должности по соответствующему реестру должностей (п. 4.6 Порядка) (см., например, Указ Президента РФ от 31.12.2005 N 1574 "О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы").
В графе 6 согласно п. 4.7 Порядка необходимо указать кодовое обозначение занятия состоящее из пяти цифровых знаков в формате "ХХХХ.Х", где:
- первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ);
- пятый знак - контрольное число.
Для определения кода воспользуйтесь онлайн-сервисом "Поиск по Общероссийскому классификатору занятий".
При заполнении формы ЕФС-1 причину расторжения трудового договора необходимо кодировать. Для каждого основания увольнения чиновники разработали свой код, который указывается в соответствии с разделом "Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы ЕФС-1" (далее - Классификатор). В Классификаторе указаны более четырехсот кодов причин увольнения. Однако при заполнении графы 7 "Причины увольнения..." необходимо выбрать из Классификатора соответствующий код, а также без каких-либо сокращений указать причину прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона (п. 4.8 Порядка). Например, при увольнении работника по собственному желанию из Классификатора из Классификатора необходимо выбрать код "п3ч1с77тк" и основание "Трудовой договор расторгнут по инициативе". Таким образом, в графе 7 запись должна выглядеть следующим образом: "п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника" (см. письмо СФР от 22.03.2023 N 19-02/23387л).
Если указан код "иное", то обязательно указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.
В графе 8 необходимо указать наименование документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений (приказ (распоряжение) или иное решение или документ), в графе 9 дату документа в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.9, 4.10 Порядка), а в графе 10 - номер приказа (распоряжения) или иного документа без указания знака "N" (п.4.11).