Казалось бы, разобрали по косточкам все, что можно и даже что нельзя. Тем внезапнее оказался вопрос от нашего клиента, который решил заняться приведением документов на военнообязанных сотрудников в порядок.
Вопрос абсолютно утилитарный: «А когда мне можно будет все эти карточки, уведомления, планы выкинуть? А то в шкаф не лезут…».
Действительно, а когда? Ведь ведение воинского учета подразумевает огромный массив документов: планы, карточки, отчеты, уведомления, журналы. И еще больше этих документов становится, если в организации есть бронирование. Если на предприятии пара сотен военнообязанных работников, да и еще и текучка персонала, то вопрос архивного хранения еще и этих документов становится насущным.
В Приказе Минобороны России от 22.11.2021 года №700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета» ответа на вопрос о сроках хранения карточек нет, так что руководствоваться необходимо Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Пункты 457-459 Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 закрепляют, что документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка, карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, а также журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе хранятся 5 лет.
Срок хранения следует исчислять со дня, когда документы по личному составу закончены производством (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"), например:
для карточки Ф10 – работник уволен или снят с воинского учета, а карточка закрыта;
для журнала проверок – журнал закончился и на нем сделана соответствующая отметка;
для плана мероприятий – с 1 января следующего года.
В этом месте можно немного взгрустнуть о старом перечне архивных документов, которым срок хранения предусматривался 3 года.
В приложении к статье – Выдержка из Приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 о сроках хранения кадровых документов.
И напоследок напомним: поскольку карточка Ф10 содержит персональные данные работника, то не забудьте упомянуть в Положении о персональных данных, что сведения о воинском учете хранятся 5 лет со дня расторжения трудового договора.