Знаете, с какой категорией работников при конфликтном расставании возникает больше всего проблем?
Читайте статью полностью
КиноКадры
Знаете, с какой категорией работников при конфликтном расставании возникает больше всего проблем?
С кадровиком.
Поэтому один из наиболее востребованных и сложных случаев проведения кадрового аудита – это аудит документации при смене специалиста по кадрам.
Объясняется это несколькими факторами:
Во-первых, чаще всего кадровик является единственным квалифицированным работником, который точно знает, что именно должно быть в отделе кадров и за отсутствие чего компанию могут легко оштрафовать.
Во-вторых, специалист кадровой службы имеет доступ ко всем оригиналам документов, содержащим огромный массив данных о работниках.
В-третьих, предъявить какие-либо претензии кадровику после увольнения за отсутствующие и/или непереданные документы становится невозможно.
В-четвертых, специалист по кадрам чаще всего является тем человеком, который оформляет документы сам на себя, а ответственность за правильность таких документов ложится на работодателя, так как еще ни разу не удалось в суде отстоять позицию по привлечению кадровика к ответственности за допущенные нарушения при оформлении документов.
Причем независимо от того умышленные это были нарушения или случайные.
Именно поэтому в нашей работе мы регулярно встречаемся с запросом о проведении кадрового аудита в связи с увольнением кадровика, который откровенно провоцирует конфликт либо не пользуется доверием работодателя по личным или профессиональным причинам.
К сожалению, аудит в такой ситуации вызывает ряд сложностей:
1. Светлая мысль проверить документы с помощью привлеченного специалиста посещает работодателя чаще всего за 2-3 дня, а в некоторых случаях и за 1 день до увольнения. В этом случае к аудиту приходится привлекать в экстренном порядке не менее 2, а то и трех специалистов, что отражается на стоимости услуги.
2. Кадровик не расположен содействовать аудиту, поэтому чаще всего просто говорит: «Документы вон в том шкафу». Или просто игнорирует проверку (к счастью, до открытой агрессии в нашей практике пока не доходило, хотя и исключать этого нельзя). Или аудит вообще проводится в отсутствие кадровика, что порождает необходимость ручного разбора документов, часто совершенно несистематизированных. А это, в свою очередь, дополнительные люди для аудита и рост цены.
3. Работодатель должен в кратчайшие сроки получить согласие от работников, личные дела которых будут проверяться, на передачу их персональных данных компании аудитору. С одной стороны, это сокращает объем проверки (далеко не всегда получается собрать нужные документы быстро), с другой - чаще всего исключает возможность сплошного аудита.
Именно поэтому вполне обычная проверка кадровой документации в таких условиях порой напоминает то ли шпионский детектив с проникновением в закрытые кабинеты и вскрытием сейфов (да-да, было у нас и такое), то ли ситком с единственным, но очень злым зрителем.
Кадровый аудит при увольнении кадрового работника включает несколько основных моментов:
• Проверка наличия обязательных документов, составляемых кадровой службой (например, графиков отпусков).
• Проверка наличия трудовых книжек в бумажной форме и журнала ведения трудовых книжек.
• Проверка наличия личных дел работников и оригиналов документов по кадрам (трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов).
Надо отметить, что в рамках такого аудита анализ представленных документов может и не проводиться, если на это нет времени или работодатель в этом не заинтересован. Хотя отказ от выявления нарушений, допущенных при оформлении документов, может аукнуться работодателю не один раз. Проведение комплексного кадрового аудита позволяет не только определить пределы ответственности конфликтного кадровика, но и составить план по устранению недостатков для нового работника или других специалистов кадровой службы.
Например, в нашей практике имел место случай, когда ответственность за своевременную сдачу сведений в Социальный фонд России возложили на кадровика, тогда как фактически данные сдавал бухгалтер, потому что у кадровика не было доступа к ЭЦП. В итоге разгорелся конфликт, когда кадровика привлекли к дисциплинарной ответственности за несдачу формы ЕФС-1 во время болезни бухгалтера.
По итогам аудита удалось не только разрешить конфликт, но и зафиксировать разделение ответственности и механизм делегирования полномочий на случай больничных и отпусков.
Подводя итог, хочется отметить, что при возникновении каких-то конфликтов с кадровиком, провести внешний аудит лучше не откладывая в долгий ящик, так как это позволит не только составить независимое мнение о состоянии ведения кадровой документации, но и выявить тонкие места во взаимодействии между кадровой и другими службами предприятия, а также получить четкое представление об объеме работы специалиста по кадрам. Ведь часто так бывает, что конфликт базируется на несоответствии между неочевидным объемом работы и размером оплаты труда. Еще одной частой причиной конфликта является возложение на кадровую службу ответственности за то, чем она фактически не занимается.
Подробнее о порядке проведения кадрового аудита при увольнении кадровика и в других случаях читайте у нас на сайте.