Контроль местоположения сотрудника в рабочее время, имеющего разъездной характер работы

Многие сотрудники, имеющие разъездной характер, отвечают за важную часть бизнеса компании (торговые представители посещают клиентов для ведения переговоров о продаже товаров, сервисные инженеры занимаются ремонтом оборудования по месту расположения клиентов, курьеры развозят заказы и т. д.). При этом контролировать их намного сложнее, чем офисных работников. Свобода зачастую приводит к неэффективности, а конфликты – в суд. Этот нюанс отражается на трудовых отношениях: необходимо доверять работнику, но при этом знать, как он выполняет свои обязанности.

К числу самых уязвимых мест защиты интересов работодателя относится контроль местоположения сотрудника в рабочее время. Как доказать, что он выполнял задание, а не занимался личными делами? Если перемещение офисного персонала может контролироваться, например, пропусками, с работниками с разъездным характером сложнее. Им, как правило, выдается корпоративное оборудование – смартфоны, планшеты и даже автомобили. Фиксировать их местоположение позволяет система геолокации.

Трудовой кодекс ничего не говорит о порядке контроля за сотрудниками с помощью GPS-модуля. Геолокация может эффективно служить интересам работодателя и правильно мотивировать работника. Главное – локализовать процессы в корпоративных документах, и получить согласие работника.

Первое с чего следует начать - это в локальном документе компании прописать установку специальных GPS-датчиков на корпоративные планшеты/смартфоны для дополнительного контроля за местонахождением сотрудника. Например,  в Правилах внутреннего трудового распорядка, пояснив, как эти датчики будут технически определять географическую точку. Приказом по компании  назначить сотрудника, контролирующего сбор и достоверность собираемой информации. Например, им может быть его непосредственный руководитель или технический специалист. Если данные собираются для контроля трудовой дисциплины, то в документе правильным будет указать формулировку: "для контроля местонахождения работника и выполненной работы используются GPS-устройства, которые всегда должны быть во включенном состоянии".

Подобная работа считается сбором персональных данных в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152 "О персональных данных". Это значит, надо дополнить "Положение о персональных данных" или другой документ, регулирующий обработку такой информации:

сведениями о том, что на корпоративных устройствах установлены GPS-датчики;

сведениями о том, как обрабатывается информация (сбор, хранение, использование);

информацией о целях сбора и использования информации в соответствии с п.1 ч.1 ст.86 ТК РФ. В данном случае речь идет о необходимости обеспечить соблюдение законодательства, так как вы обязаны контролировать рабочее время сотрудника;

сроками хранения информации;

информацией о том, передаются ли данные GPS третьим лицам и с какой целью;

мерами по защите получаемой информации;

сведениями о лицах, собирающих и контролирующих такую информацию.

Перед дополнением документа лучше посоветоваться с корпоративными юристами или специалистами в области защиты информации. Дело касается не только трудового законодательства, но и IT-сферы, поэтому положение должно отвечать и на правовые, и на технические вопросы защиты данных.

Важнейший нюанс введения геолокации – предупреждение сотрудника об изменениях. Об этом надо под роспись ознакомить всех работников, которых коснутся новшества. В листе ознакомления надо указать не только названия актов, но и реквизиты приказов, утвердивших их. Естественно, с каждым из них надо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать, что выданное корпоративное оборудование, используемое для выполнения трудовых обязанностей, снабжено модулем геолокации, а также о том, что оно должно быть всегда включено. Кроме того, передавая работнику планшет или другое устройство с GPS-модулем, в акте приема-передачи подробно укажите информацию и о самом гаджете, и о дополнительном оборудовании, включая GPS (наименование, серийный номер, марка, модель). Также для вступления изменений в силу потребуется согласие сотрудников на обработку персональных данных.

Отмечу, что не каждый работник примет предстоящие изменения с радостью. Что может сделать работодатель в этом случае? В первую очередь, изменить условия трудового договора в соответствии со ст. 74 ТК РФ, указав их причины. Одной из них может быть корректировка организационных или технологических условий договора, и геолокация подходит под это описание на все 100%. Издав приказ об изменении условий, необходимо за два месяца до их вступления направить об этом уведомление сотрудникам.

Если сотрудник не готов принять "новые правила", фактически существуют два варианта развития событий. Во-первых, работодатель вправе перевести специалиста на другую должность, на которой геолокация не применяется. Но открытых вакансий в компании может не быть или сотрудник откажется от такого перевода. В этом случае выход один – расторжение трудового договора на основании п. 7 ч. 1. ст. 77 ТК РФ ("Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора") с выплатой пособия в размере двухнедельного заработка (абз. 7 ч. 3 ст. 178 ТК РФ).