Согласно ст. 2 ТК РФ основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам ежегодно в целях обеспечения их права на отдых. Продолжительность этого отдыха не может быть менее 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ). Перенесение отпуска на следующий рабочий год допускается лишь в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Таким образом, как вытекает из приведенных норм, отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней должен предоставляться работнику за каждый проработанный им рабочий год.
Часть ежегодного отпуска, превышающего продолжительность 28 календарных дней, по письменному заявлению работника (Приложение 1) может быть заменена денежной компенсацией по приказу (Приложение 2).
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий год, денежной компенсацией могут быть заменены лишь часть каждого такого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Допустим, работник, согласно трудового договора, имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью пять календарных дня. По производственным причинам он не использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в 2020 г., отпуск был перенесен на следующий год. Следовательно, работник вправе использовать 66 календарных дня отпуска (33 дня за 2018 г. и 33 дня за 2019 г.). В этом случае он может написать заявление о замене денежной компенсацией каждой части отпуска, которая превышает 28 календарных дней, т.е. десяти календарных дней (пять дней за прошлый год и пять дней за текущий). Работник также может попросить заменить ему денежной компенсацией любое количество дней из части каждого отпуска, превышающей 28 календарных дней (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).
Сюда входят увеличенное отпускное время и дополнительно предоставленные дни. Претендовать на них вправе такие категории работников:
- педагогические;
- работающие инвалиды;
- с продолжительностью рабочего дня, превышающей 8 часов;
- с опасными/вредными производственными факторами;
- на территориях Крайнего Севера;
- госслужащие.
ТК РФ дает работодателю возможность устанавливать собственные отпускные дни, когда это не предусмотрено кодексом, с учетом производственных и бюджетных возможностей предприятия, учитывая мнение профсоюза. В этих случаях замена дополнительного отпуска денежной компенсацией тоже возможна.
Согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков следующим работникам:
- беременным женщинам;
- лицам в возрасте до 18 лет.
- работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Исключением являются выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также за часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска а вредные условия труда, превышающую его минимальную продолжительность - семь календарных дней (ч. 3 ст. 126 и ч. 2, 4 ст. 117 ТК РФ).
Не подлежит компенсации неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый работнику на основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 в связи с тем, что работник подвергся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, поскольку указанный Закон не предусматривает возможность такой компенсации (Письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234).
Для получения денежной компенсации взамен отпуска работнику необходимо написать заявление. При этом необходимо понимать, что выплата компенсаций за неиспользованные дни отдыха является правом, а не обязанностью работодателя. При этом он по своему усмотрению может предоставить возможность сотруднику отгулять все имеющиеся у него дни, так и выплатить за неиспользованную часть компенсацию, допустив сотрудника к работе.
На основании заявления работника (Приложение 1) работодатель издает приказ в произвольной форме о замене ему части отпуска денежной компенсацией. (Приложение 2 ) В приказе необходимо указать ФИО и должность работника, количество дней отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией, указать расчетный период, основание для издания данного приказа (реквизиты заявления работника).
С приказом необходимо ознакомить работника под подпись.
В личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2) (Приложение 3) в раздел "Отпуск" необходимо внести информацию о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Так, в графе 1 "Вид отпуска" следует указать, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (основной, дополнительный), графы 2 и 3 "Период работы" заполняются по общим правилам. В графе 4 "Количество календарных дней отпуска" следует отразить количество дней, которое подлежит замене. В графах 5 и 6 нужно сделать запись: "замена отпуска денежной компенсацией", а в графе 7 "Основание" указать реквизиты приказа.