Трудовые отношения между работодателем и работником могут быть непростыми, особенно когда не сходятся характеры. В таких ситуациях важно действовать взвешенно и опираться на документы, а не на эмоции. Недавний случай, с которым столкнулась организация «Ок Бизнес», наглядно продемонстрировал, почему кадровый аудит должен быть неотъемлемой частью работы любого работодателя.
Трудовые отношения между работодателем и работником могут быть непростыми, особенно когда не сходятся характеры. В таких ситуациях важно действовать взвешенно и опираться на документы, а не на эмоции. Недавний случай, с которым столкнулась организация «Ок Бизнес», наглядно продемонстрировал, почему кадровый аудит должен быть неотъемлемой частью работы любого работодателя.
Обращение в суд с необычным требованием
Недавно к нам обратилась одна организация с просьбой представлять ее интересы в суде. Ситуация была довольно необычной - работник подал иск, в котором требовал, чтобы его уволили и внесли запись об увольнении в трудовую книжку. Это был редкий случай, когда клиент, настроенный на судебное разбирательство, получил рекомендацию просто выполнить требования работника и убедить его отозвать иск, а также провести комплексный кадровый аудит.
Почему мы дали такой совет? Потому что, изучив документы, мы увидели, что кадровое делопроизводство в организации ведется ненадлежащим образом.
Кадровое делопроизводство: опора на документы
Кадровое делопроизводство в организации должно базироваться исключительно на документах - бумажных и электронных. Не на показаниях, эмоциях, отношениях или словах, а только на документах. Именно документы являются основой для правильного оформления трудовых отношений.
В рассматриваемом случае эмоции подтолкнули работодателя к конфликту с работником. Но эмоции не создадут необходимые документы, не оформят правильно приказ об увольнении и не напишут локальные акты. Поэтому, прежде чем идти на обострение ситуации, работодателю необходимо быть уверенным, что документация в полном порядке.
Необходимость кадрового аудита
Чтобы убедиться в правильности оформления трудовых отношений, работодателю следует провести кадровый аудит. Это процедура, в ходе которой компетентный сотрудник компании или привлеченный специалист анализирует следующие аспекты:
1. Оформление трудовых отношений с работником, то есть проверяет сам трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
2. Соблюдение обязательных требований закона, вытекающих из трудовых отношений, например, направление обязательных уведомлений в Пенсионный фонд России.
3. Соответствие трудового договора и дополнительных соглашений законодательству и внутренним документам работодателя.
Разумеется, этими тремя пунктами проверка кадровой документации не ограничивается, но они представляют собой минимально необходимую базу для решения вопроса о целесообразности судебного разбирательства с работником.
Подробности о проведении кадрового аудита вы можете узнать здесь
Недостаточная компетентность кадровика
К сожалению, в рассматриваемом случае кадровик организации оказался недостаточно компетентен, чтобы провести такую проверку ДО подачи иска работником. Да и после получения иска тоже. Такое, к сожалению, нередко случается, когда обязанность по ведению кадрового учета возлагается на секретаря, бухгалтера или другого специалиста, не имеющего соответствующей квалификации.
Выявленные недочеты в документации
Именно объем недочетов в документации, выявленный при аудите всего одного личного дела работника, и привел к тому, что клиенту рекомендовали не обострять конфликт, а попытаться разойтись с работником мирным путем. Ведь каждое из выявленных нарушений давало работнику законное право обратиться в суд и потребовать компенсации морального вреда.
Важность кадрового аудита
Данный случай наглядно демонстрирует, почему кадровый аудит должен быть неотъемлемой частью работы любого работодателя. Даже если отношения с работником складываются непросто, прежде чем идти на конфликт, необходимо тщательно проверить всю кадровую документацию. Ведь правильно оформленные документы могут стать надежной защитой работодателя в суде, в то время как их отсутствие или ошибки могут обернуться серьезными проблемами.
Кадровый аудит позволяет выявить и устранить нарушения, а также подготовиться к возможным судебным разбирательствам. Он дает работодателю уверенность в том, что трудовые отношения оформлены в соответствии с законодательством, и помогает избежать конфликтов, которые могут привести к судебным тяжбам.
Подробности о проведении кадрового аудита вы можете узнать здесь
Выводы
Таким образом, даже если между работодателем и работником не сложились теплые отношения, прежде чем идти на обострение конфликта, необходимо провести тщательный кадровый аудит. Это позволит выявить и устранить нарушения в документации, а также принять взвешенное решение о дальнейших действиях. Иногда лучше разойтись полюбовно, чем рисковать проиграть судебное разбирательство из-за недостатков в кадровом делопроизводстве. Кадровый аудит - это инвестиция в защиту интересов работодателя, которая может в будущем сэкономить немало времени, сил и средств.