Прием на работу оформляется трудовым договором. Прием на дистанционную работу в этом смысле ничем не отличается от других видов работы и также оформляется трудовым договором, как предусмотрено ст. 68 Трудового кодекса РФ. В силе остаются и все остальные требования, предъявляемые к процедуре заключения трудового договора и необходимым документам. Отдельные особенности предусмотрены ст. 312.2 Трудового кодекса РФ только для случая, когда трудовой договор заключается путем обмена между лицом, поступающим на работу, и работодателем электронными документами.
Принимаемый на дистанционную работу сотрудник предъявляет работодателю стандартный набор документов, предусмотренный ст. 65 Трудового кодекса РФ. Напомним, что отказать в трудоустройстве работодатель вправе только если работник не подходит по деловым качествам (абз. 5 п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 № 2). Отсутствие военного билета у поступающего на работу — не основание для отказа в заключении трудового договора (письмо Роструда от 20.12.2023 № ПГ/26681-6-1).
В случае с дистанционным работником, документы могут быть предъявлены работодателю в электронной форме. При необходимости работодатель вправе потребовать от работника предоставить нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ).
Законодателем не урегулирован вопрос, в каких именно случаях документы могут предъявляться работником в электронной форме, а в каких требуются оригиналы. Представляется, что это решается по соглашению сторон. Часть 5 ст. 312.1 Трудового кодекса РФ установила, что работодатель может распространить на дистанционных работников использование электронного документооборота, предусмотренного ст.ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ. При этом необходимо помнить, что переход (а равно выражение согласия при трудоустройстве) на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, кроме случая приема на работу лица после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Вопрос о том правомерно ли получение такого согласия в электронной форме пока остается неясным, так как Трудовой кодекс РФ в ст. 312.3 закрепляет, что «В случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник делает это в форме электронного документа или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору», т.е. эти нормы распространяются именно на работников, а не на соискателей.
Представляется оптимальным до начала трудоустройства запросить у соискателя согласие на обработку персональных данных, согласие на использование электронного документооборота для оформления трудовых отношений, получив их, по возможности, в письменном виде. При этом обратите внимание, что расходы на использование электронного документооборота (в том числе на ЭЦП) несет работодатель. И затем уже у работника получить согласие на использование ЭКДО. Несмотря на кажущуюся «избыточность» согласий, учитывая несовершенство и двойственность законодательства, полагаем вполне обоснованной именно такую позицию. Важно также предусмотреть эти документы в Положении об обработке персональных данных.
До подписания трудового договора соискателя необходимо ознакомить с локальными нормативными актами. В случае использования электронного документооборота, рекомендуется проконтролировать получение подтверждения ознакомления работника с документами до направления ему электронного варианта трудового договора, так как при возникновении спора момент ознакомления работника достаточно легко устанавливается по данным электронной подписи, если нет иных доказательств (например, письма работника, подтверждающего ознакомление).
Необходимо обратить внимание, что закон не запрещает использовать различные способы подписания документов. Например, работник может привезти оригиналы документов, ознакомиться с локальными нормативными актами, а уже затем подписать трудовой договор с использованием ЭЦП. Возможность сочетания различных способов ознакомления и подписания документов в этом случае необходимо закрепить в локальных актах работодателя.
Непосредственное подписание трудового договора работником является знакомой и понятной процедурой, а вот при подписании путем обмена электронными документами нужно учитывать требования, закрепленные в ст. 312.3 ТК РФ. Так, при заключении трудового договора в электронном виде путем обмена электронными документами следует использовать (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ):
работодателю – усиленную квалифицированную электронную подпись;
работнику – усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Конкретный вид ЭЦП можно закрепить непосредственно в тексте трудового договора.
Если трудовой договор с удаленным работником заключается в электронной форме, у работника есть право потребовать от работодателя бумажную версию этого договора. Для этого он должен направить работодателю письменное заявление в свободной форме. Вопрос о том можно ли подать такое заявление в электронном виде, если используется электронный документооборот законом не разрешен, также как и способ направления такого заявления. Полагаем, оно может быть подано лично или по почте заказным письмом с уведомлением.
При поступлении от работника такого заявления следует направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора по почте в течение трех рабочих дней (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
Если в организации издаются приказы о приеме на работу, то необходимо издать приказ. При этом необходимость ознакомления работника с таким приказом, вопросы регистрации и хранения приказов определяются локальными актами работодателя.
Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу, иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ) необходимо представить сведения в СФР по форме ЕФС-1, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Проще говоря, если есть приказ о приеме на работу, то срок подачи ЕФС-1 привязан к дате издания приказа, если приказ не издается, то к дате трудового договора. Необходимо обратить внимание, что во втором случае это скорее всего должна быть дата издания самого договора (обычно указана на титульном листе), а не дата выхода работника на работу. Допустимо дату заключения трудового договора определить через формулировку «Договор считается заключенным со дня подписания его обеими сторонами», но в случае отличий в датах издания и подписания договора каждой из сторон, у Социального фонда России (СФР) могут возникнуть вопросы. Например, если трудовой договор имеет реквизиты «№ 10 от 12.01.2024 г.», подписан работником 25.01.2024 г., а работодателем – 01.02.2024 г., то сдача отчета 02.02.2024 г. может быть признана несвоевременной, так как текста договора и даты подписания СФР не видит, а вот дата 12.01.2024 в соответствующем поле формы вызывает обоснованные вопросы.
Если трудовая книжка принятого на удаленную работу сотрудника ведется в бумажном виде, вносить в нее запись о приеме на удаленную работу работодатель не обязан. Но по желанию работника запись в трудовую книжку может быть внесена. Изъявить такое желание он может путем направления работодателю соответствующего заявления либо лично, либо по почте заказным письмом с уведомлением, а также направить работодателю оригинал трудовой книжки по почте с уведомлением.
При поступлении такого заявления следует внести в трудовую книжку запись о приеме на работу в обычном порядке (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае, а также если у работодателя нет сведений о том, ведется ли на работника бумажная трудовая, рекомендуем направить работнику уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку.
Если работник поступает на работу впервые или ранее он уже работал, но отказался от ведения бумажной трудовой книжки, заполнять ее не нужно. Достаточно представить в СФР сведения о трудовой деятельности работника по форме ЕФС-1.