Режим гибкого рабочего времени — это форма организации рабочего времени, при которой для отдельных работников или коллективов организации допускается (в установленных пределах) саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. При использовании данного режима в обязательном порядке требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течении учетного периода (рабочего дня, недели, месяца и др.). При этом норма рабочего времени не меняется и не зависит от этого режима, а определяется согласно производственному календарю и ограничениям, предусмотренным для конкретных категорий работников.
Рассмотрение вопросов, связанных с гибким рабочим графиком, стало одной из центральных тем “Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за III квартал 2021 года”, утвержденного Рострудом.
В Докладе уточняется, что гибкий режим работы может быть установлен при различных режимах рабочего времени - пятидневной рабочей неделе, шестидневной рабочей неделе, неполном рабочем времени, ненормированном рабочем дне и других режимах работы. В том числе, можно предусмотреть гибкий график для работников с сокращенной продолжительностью рабочего времени и продолжительностью рабочего дня 24 часа. В частности, в Докладе рассмотрен случай установления гибкого рабочего времени для женщин, работающих в условиях Крайнего Севера на работе с продолжительностью рабочего дня (смены) 24 часа. Такая ситуация признана вполне допустимой, однако, Роструд акцентировал внимание работодателей на том, что для работников не должно быть ограничений продолжительности рабочей смены по другим основаниям.
При этом на работодателе лежит обязанность как обеспечить отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других), так и произвести надлежащий учет рабочего времени.
Именно с учетом рабочего времени чаще всего возникают сложности. В современных условиях они вполне решаются двумя основными способами:
установление пропускного режима на предприятии с выдачей работникам электронных пропусков и ведением автоматического учета по данным пропускной системы;
фиксация работы работника за компьютером в определенных программах (базах) с помощью специализированного программного обеспечения.
Второй вариант подходит для случаев, если функционал работника связан с работой за компьютером, в том числе и для учета рабочего времени удаленных сотрудников.
Говоря о порядке установления режима гибкого рабочего времени, Роструд отмечает, что он может вводиться как для новых сотрудников при заключении трудового договора, так и для уже работающих путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. Напомним, что если инициатива установления гибкого рабочего графика уже работающим сотрудникам исходит от работодателя, то необходимо соблюдать порядок, установленный ст. 74 ТК РФ.
В трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору, в которых работнику устанавливается гибкий рабочий график, согласно ст. 102 ТК РФ рекомендуется предусмотреть все элементы режима гибкого рабочего времени. Как следует из Доклада, к таковым относятся:
1) переменное (гибкое) время в начале и конце рабочего дня (смены);
2) фиксированное время - время обязательного присутствия на работе;
3) перерыв для питания и отдыха - он разделяет фиксированное время на две примерно равные части;
4) продолжительность (тип) учетного периода - определяет календарное время, в течение которого работник должен отработать установленную для него норму часов.
При этом важно понимать, что в пределах переменного рабочего времени, когда определена только общая продолжительность рабочего дня (смены), работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению с сохранением за работодателем фактической возможности вести учет рабочего времени, тогда как в течение фиксированного времени работник, работающий в режиме гибкого рабочего времени, обязан присутствовать на рабочем месте. Из этого следует, что отсутствие на рабочем месте без уважительных причин возможно только в фиксированное время. Если фиксированное время, например, с 11:00 до 15:00 и обеденный перерыв с 13:00 до 13:30, то ситуации прогула (отсутствия на рабочем месте более 4 часов подряд) у работника не может возникнуть в принципе.
Также необходимо учесть, что для работников с гибким графиком устанавливается суммированный учет рабочего времени, так как продолжительность учетного периода устанавливается от одного рабочего дня до года и может варьироваться. Например, если работнику установлен учетный период 1 день и продолжительность рабочего дня 8 часов, то работник обязан ежедневно в пределах и гибкого и фиксированного времени отработать 8 часов каждый рабочий день, а работодатель обязан обеспечить как объем работы для работника на это время, так и учет фактически отработанных часов.
Возможны следующие основные варианты режимов гибкого рабочего времени в зависимости от продолжительности учетного периода:
— учетный период, равный рабочему дню, — когда его продолжительность, установленная законом, полностью отрабатывается в тот же день;
— учетный период, равный рабочей неделе, — когда ее продолжительность, установленная в рабочих часах, полностью отрабатывается в данной рабочей неделе;
— учетный период, равный рабочему месяцу, — когда установленная месячная норма рабочих часов полностью отрабатывается в данном месяце.
В отдельных случаях в качестве учетного периода могут применяться также рабочая декада, рабочий квартал с аналогичными условиями отработки, а также другие варианты режимов гибкого рабочего времени, удобные для организации и работников.
При этом часы, отработанные за пределами продолжительности нормы рабочего времени работника, являются сверхурочными и подлежат оплате в повышенном размере, однако, переработка в условиях гибкого рабочего времени, сопряженного с ненормированным рабочим днем, учитывается суммарно и компенсируется дополнительным отпуском.
В случае применения режимов гибкого рабочего времени в условиях неполного рабочего времени, норма рабочего времени работников должна быть скорректирована с учетом фактически установленной недельной или месячной нормы.