Напоминаем, что сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Действующий перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558. С 18 февраля 2020 года он утрачивает силу. С этой даты вступает в силу новый перечень, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Больше всего изменений в порядке хранения кадровых документов.
Росархив сократил сроки хранения:
- (п. 424 перечня) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий— 45 лет, а не постоянно;
- (п. 377 перечня) заявки о потребности организации в иностранных работниках— один год вместо 5 лет;
-(пп. «д» п. 434 перечня) документы о дисциплинарных взысканиях в отношении работников— 3 года вместо 5 лет;
- (п. 409 перечня)документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — 5 лет, а не постоянно.
В перечне, утвержденном Росархивом, увеличены сроки хранения следующих документов:
- (пп. «ж» п. 463 перечня) книги, журналы, карточки учета работников теперь храним 5 лет вместо 3;
- (п. 453 перечня) график отпусков, теперь храним 3 года, а не 1;
- базы данных отпусков работников — 5 лет вместо 3.
Для ряда кадровых документов срок хранения теперь зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство, при окончании делопроизводства до 01.01.2003 срок хранения — 75 лет, при окончании делопроизводства после 01.01.2003 срок хранения — 50 лет., к ним относятся:
- (п. 444 перечня) личные карточки работников;
- (пп. «а» п. 434 перечня) документы о приеме, переводе, увольнении работников;
- (п. 435 перечня) трудовые договоры.
Для отдельных видов кадровых документов установлен специальный срок хранения:
-(п. 436 перечня) уведомления, предупреждения работников 3 года;
-(п. 451 перечня) заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии срок хранения один год;
-(пп. «а» п. 423 перечня) журналы, книги учета инструктажа по охране труда теперь срок хранения 45 лет.
Росархив утвердил новые сроки хранения документов также и по охране труда. Сроки хранения документов по охране труда приведены в разделе 7 нового приказа.
|
7.3. Охрана труда |
||
|
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
|
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): |
|
(1) При вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет |
|
а) по месту проведения; |
45 лет (1) |
|
|
б) в других организациях |
5 лет |
|
|
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия сертификата |
|
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда |
5 лет |
|
|
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
|
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
|
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
|
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников |
50/75 лет |
|
|
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда |
50/75 лет |
|
|
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1) (2) |
(1) После закрытия наряда-допуска
(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве - 45 лет |
|
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1) (2) |
(1) После закрытия нарядов-допусков
(2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве - 45 лет |
|
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: |
|
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
|
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций |
5 лет ЭПК |
|
|
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний |
50/75 лет |
|
|
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
|
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда |
5 лет |
|
|
Протоколы результатов обучения по охране труда |
5 лет |
|
|
Журналы, книги учета: |
|
|
|
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); |
45 лет |
|
|
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда |
5 лет |
|
|
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
|
|
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: |
|
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - Постоянно |
|
а) по месту составления; |
45 лет (1) |
|
|
б) в других организациях |
5 лет |
|
|
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: |
|
(1) После замены новыми |
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
|
|
б) в других организациях |
3 года (1) |
|
|
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года (1) |
(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения - 50/75 лет |
|
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
1 год |
|
|
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств |
5 лет ЭПК |
|
|
Переписка по вопросам охраны труда |
5 лет |
|