Согласно ч. 1 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, в целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;
4) уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в порядке, предусмотренном частью 2 настоящей статьи, сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Обращаем внимание, что указанная норма закрепила перечень мероприятий, а не порядок из проведения. Это следует и из позиции, например, Государственной инспекции труда в Тверской области, которая предлагает следующий порядок перехода к ведению ЭТК (электронные трудовые книжки):
Шаг 1. Необходимо утверждение изменений в локальные нормативные акты работодателя.
Шаг 2. Сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям необходимо будет выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю подобное заявление на электронную почту. Чтобы выполнить эту обязанность, необходимо установить адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.
Шаг 3. Письменное уведомление сотрудников о предстоящих изменениях.
Шаг 4. Обеспечение технической готовности организации.
В связи с тем, что порядок проведения работодателем мероприятий по переходу на ЭТК не установлен, возможно проводить уведомление работников о новых правилах и до внесения изменений в локальные нормативные акты, ведь там, где эти акты являются приложением к коллективным договорам, процедура внесения изменений может занимать несколько месяцев, а работников необходимо уведомить до 30 июня 2020 года.
На многочисленных новостных ресурсах появились сведения об опубликовании Рострудом (например, здесь) рекомендуемой формы уведомления. Обращаем ваше внимание, что данная форма не обязательна и каждым работодателем может быть разработана собственная форма.