Журнал учета приказов по основной деятельности

Организация работы с документами, в том числе с приказами по основной деятельности организации, должна обеспечивать своевременный эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для осуществления деловой деятельности и составления отчетности, для чего необходима система регистрации документов, которую удобно производить в журнале.

Порядок оформления журнала регистрации приказов по основной деятельности организации не регламентирован. Как и не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. При ведении журнала в бумажном виде необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации (при наличии).
Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:
- порядковый номер записи;
- дата издания приказа;
- порядковый номер приказа;
- наименование заголовка приказа или его краткое содержание;
- Ф.И.О. и должность подписанта;
- ответственный за выполнение приказа работник (указывается его должность и Ф.И.О.);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении;
- комментарии и примечания.
Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации, и при необходимости может как добавить, так и убрать дополнительные графы.
При оформлении титульного листа журнала регистрации приказов по основной деятельности указываются: организационно-правовая форма и название организации; наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае - приказов по основной деятельности); дата начала и окончания ведения журнала; должность и Ф.И.О. работника, ответственного за ведение журнала регистрации.
Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.