Журнал учета трудовых договоров работников

Работодатели не обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров, образец которого не регламентирован законодательно. Такую обязанность законодательство жестко не предусматривает. И санкций за отсутствие журнала, в котором содержатся данные по всем договорам с работниками, последовать со стороны контролирующих органов не может. Форма документа разрабатывается предприятием самостоятельно. Журнал учета трудовых договоров — это сводный документ, реестр, в котором фиксируются все соглашения с работниками. Это важный документ кадрового учета, он рекомендован для работы отдела кадров любой компании.
Журнал трудовых договоров — это удобный инструмент в работе кадрового специалиста. В нем фиксируются сведения обо всех заключаемых трудовых договорах. Что позволяет:
1.    следить за сроками действия договоров (если они срочные) и вовремя пролонгировать или не пролонгировать их;
2.    систематизировать информацию обо всех договорах, чтобы при необходимости быстро найти нужный;
3.    оперативно предоставлять сведения о договорных отношениях с работниками в случае соответствующего запроса со стороны контролирующих органов, руководителя или самого работника
4.    создать полноценный юридически действительный документ, подтверждающий факт получения работником его экземпляра договора

Если спектр задач ограничивается первым и вторым пунктами, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. В четвертом случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат. Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на экземпляре договора работодателя заверения подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.

Особенности бумажного формата документа
Как правило, журнал учета договоров состоит из обложки и внутренних листов с таблицами. Его формат - «книжный» или «альбомный». Обычно формат диктуется необходимой шириной таблицы на внутренних листах.
На обложке указываются: название предприятия, название документа, дата начала его ведения (дата открытия журнала), фамилия и имя ответственного сотрудника, в ведении которого журнал находится.
Внутренние листы журнала удобно оформлять таблицей. В ней рекомендуется предусмотреть ячейки для указания: порядкового номера каждой записи, номер и дата заключения договора с сотрудником, фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым заключен договор. Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности, отметка о выдаче сотруднику его копии договора, подпись работника о получении этой копии. Завершающими элементами книги является подпись ответственных лиц за его ведение.
В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы срока трудового договора. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».
К ведению этого журнала применяются общие принципы оформления книг первичных документов в компании:
1.    Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства.
2.    Все листы книги регистрации прошить одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании и подписью руководителя)
3.    Записи вносить вручную, синими или черными чернилами. Исправления и корректировки с помощью специальных канцелярских средств не допускаются. Если в записи допущена ошибка или неточность, пометку об этом стоит сделать в графе «примечание», либо провести корректировку записи аналогично правилам внесения исправлений в трудовую книжку.

Электронный формат заполнения
Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль.
В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.