Т-3 Штатное расписание

Для чего нужен документ
Штатное расписание – это локальный нормативный акт. В нем закреплены наименования структурных подразделений, численность штатных единиц, наименования должностей и профессий работников, размеры тарифных ставок и надбавок по каждой позиции. Согласно постановлению Госкомстата России от 5 мая 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее Постановление) оно является документом первичной учетной документации.
Среди юристов существует мнение, что штатное расписание не относится к обязательным документам, поскольку  это требование в Трудовом кодексе не закреплено, а Госкомстат России, который утвердил форму штатного расписания, не может регулировать трудовые отношения. Следовательно, работодатель вправе утвердить свою форму этого документа либо не использовать его вовсе.
С другой стороны, предоставить штатное расписание в ходе проверок просят налоговая и трудовая инспекции, а его отсутствие расценивают как нарушение статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Это может обернуться для работодателя административным штрафом или судебным спором.

Интересуются штатным расписанием и инспектора ФСС. Свои требования они основывают на положениях пункта 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам (постановление ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81 «Об утверждении методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам»). Там сказано, что для правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование сотрудникам ФСС необходимо ознакомиться, в том числе, со штатным расписанием. Кроме того, в статье 57 Трудового кодекса говорится, что к существенным условиям трудового договора относится трудовая функция, то есть работа по должности, профессии, а определять ее следует в соответствии со штатным расписанием.

В каком виде составляется
Форма штатного расписания № Т-3. С 1 января 2013 года коммерческие организации получили право применять свои формы первичных учетных документов, в том числе и кадровых (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). При их разработке вы можете использовать типовые формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Если в них есть поля и графы, которые вы никогда не заполняете, удалите их

Что обязательно должно быть в документе
Рекомендации по заполнению штатного расписания содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которые утверждены Постановлением.
Заполнение «шапки» документа вопросов не вызывает, за исключением периода, на который составляется расписание. В этой графе необходимо указать либо точную дату, либо период, исчисляемый месяцами или годами. Как правило, штатное расписание составляют на один год. Течение срока начинается со дня утверждения документа.
В штатном расписании должны быть перечислены подразделения, названия должностей, число штатных единиц в них, размеры должностных окладов и надбавок. Если не указать период действия штатного расписания, его можно применять на протяжении всей деятельности организации до внесения в него изменений или дополнений.
Для разработки штатного расписания работодатель может воспользоваться унифицированной формой № Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России № 1, или создать и утвердить другую форму, содержащую необходимые сведения для ведения учета кадров (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исключение составляют организаций государственного сектора: формы первичной учетной документации для них устанавливаются на основании бюджетного законодательства.
Структурные подразделения записывают в соответствующую графу в иерархическом порядке. Их наименования могут быть любыми.
Коды структурных подразделений необходимы для удобства определения места каждого подразделения в структуре предприятия. Использовать многозначные коды есть смысл, когда в организации имеется большое количество подразделений с разветвленной структурой.
Наименование должностей рекомендуется указывать в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (принят постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) или Едиными тарифно-квалификационными справочниками. Это особенно актуально, если федеральные законы связывают выполнение работ по определенным должностям, профессиям и специальностям с предоставлением льгот работникам или устанавливают в связи с этим ограничения. Если «нужной» профессии нет ни в одном из перечисленных документов, выбор ее наименования остается на усмотрение работодателя.
Работодатель может сам на свое усмотрение формулировать наименование должности, если работа не связана с опасными или тяжелыми условиями труда (ст. 57 ТК РФ). Закон не запрещает использовать сокращения, общепринятые в той или иной области («Оператор ПК», «Начальник отдела веб-разработок»). И все же лучше указать полное название должности во избежание риска разночтения в его трактовке, так как установленного законодательно перечня сокращенных наименований не существует. Нельзя в штатном расписании устанавливать разную зарплату на одинаковых должностях. В таком случае лучше ввести различия в названии и должностных обязанностях.
В графе «Тарифная ставка (оклад) и пр.» необходимо указать месячную заработную плату по тарифной ставке. В зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, она может определяться:
– тарифной ставкой (окладом);
– тарифной сеткой;
– процентом от выручки;
– долей и процентом от прибыли;
– коэффициентом трудового участия (КТУ);
– коэффициентом распределения и пр.

Заработную плату указывают в рублевом исчислении. Обратите внимание, размер тарифной ставки должен быть четко определен (например, 10 000 рублей). Нельзя указывать ставку в виде «вилки»: 10 000 – 15 000 рублей. Трудовая инспекция признает это нарушением.
Следующие три графы предназначены для внесения размеров и основания надбавок. Под ними понимаются компенсирующие и стимулирующие выплаты, установленные законодательством Российской Федерации и введенные по усмотрению работодателя. Надбавки также указывают в рублевом исчислении. Если в бланке формы не хватило граф для отражения всех надбавок, соответствующую графу можно добавить.
Графы и строки, которые остались незаполненными можно оставить пустыми или поставить прочерки, поскольку в Указаниях на этот счет ничего не сказано.
Документ подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если у работодателя такие специалисты отсутствуют, вместо них свою подпись ставят работники, на которых возложено исполнение соответствующих обязанностей. Например, если обязанности главного бухгалтера в виду его отсутствия возложены на руководителя организации, подпись на штатном расписании ставит руководитель.
Поскольку унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати, ее можно не ставить. Если же документ содержит несколько листов, его необходимо пронумеровать, прошить и заверить подписью руководителя и печатью организации.
Со штатным расписанием необходимо ознакомить тех работников, которые в своей работе непосредственно используют информацию, содержащуюся в этом документе. К ним относятся, например, главный бухгалтер, начальник юридического отдела, начальник кадровой службы, заместители руководителя организации. Причем подписи об ознакомлении должны быть поставлены не на бланке штатного расписания, а на приказе, которым оно утверждено.
Штатное расписание является обезличенным документом. В нем не указываются конкретные работники, а только количество должностей в компании и оклады по ним.
Филиалы организаций не являются работодателями, следовательно, составлять для них штатное расписание отдельно не нужно (п. 3 ст. 55 ГК РФ)

Работа некоторых компаний может быть связана с сезонным привлечением сотрудников. Если с дополнительными работниками подписываются срочные трудовые договоры, это может быть отражено в штатном расписании. Для этого издается приказ, которым увеличивается количество единиц в соответствующих должностях с отметкой о периоде, в течение которого они действительны (ст. 15, 16, 57 ТК РФ). Для этого штатное расписание дополняется графой «Период работы», или информация о сроках отображается в графе «Примечание».