Заявление о приеме на работу на время исполнения обязанностей отсутствующего работника

В настоящее время заявление о приеме на работу не входит в перечень обязательных документов, подлежащих оформлению, однако оно продолжает использоваться в кадровом документообороте, так как позволяет решить сразу несколько вопросов:
1.  Зафиксировать условия, на которых работник устраивается на работу (должность, срок договора и т.п.), изложенные самим работником.
2.  Зафиксировать дополнительные условия, подлежащие включению в трудовой договор (например, установление персональных надбавок).
3.  Зафиксировать на одном листе согласование кандидатуры работника со всеми лицами, включенными в процесс заполнения вакансий.
Все эти обстоятельства позволяют в дальнейшем специалисту кадровой службы подготовить трудовой договор, опираясь на письменные, а не на устные указания.
Поэтому в случае, если в практике компании используется такой документ, как заявление о приеме на работу, то рекомендуется заполнять его максимально подробно, с указанием вида и срока трудового договора, должности, отдела, предусмотрев поля для виз и подписей всех лиц, которые вправе определять необходимость заключения трудового договора с конкретным кандидатом.
Заявления о приеме на работу содержат персональные данные кандидатов на трудоустройство, следовательно для хранения и обработки заявлений, необходимо получить у соискателя согласие на обработку персональных данных. Заявления соискателей, которые не были трудоустроены вне зависимости от причин, подлежат уничтожению в течение 30 дней после принятия решения об отказе в трудоустройстве в соответствии с ч. 4 ст. 21 Федерального закона «О персональных данных».
Хранить заявления работающих сотрудников рекомендуется отдельно от приказов, имеющих установленный нормативными документами длительный срок хранения (приказы об отпусках, переводах, увольнении), так как срок хранения заявлений о приеме на работу должен установить сам работодатель в локальных актах.