Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации, поскольку фактически они будут проводить аудит собственной работы. Кроме того, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда, а в случае обнаружения каких-либо отклонений, этим же сотрудникам придется исправлять собственноручно допущенные ошибки.
Приглашая внешних аудиторов (консультантов), руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.
Что делают внешние аудиторы от «Ок Бизнес»?
- проводят анализ локальных нормативных актов организации на соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и учредительным документам предприятия;
- изучают процедуры документирования трудовых отношений в компании;
- анализируют состав кадровой документации и определяют ее соответствие требованиям действующего законодательства Российской Федерации;
- проводят анализ системы хранения кадровой документации.
Проверка «Ок Бизнес» происходит так:
- Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу также проводится проверка наличия документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально - ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
- Проводится оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.
На заметку собственнику и работодателю:
Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.
Услуга «Проведение кадрового аудита» по пунктам:
- Проверка наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
- Проверка наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.).
- Проверка оформления, регистрации и хранения кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.).
- Проверка порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2)
- Проверка ведения и хранения личных дел сотрудников
- Проверка порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников.
- Проверка порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
- Проверка соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными
- Проверка соблюдения требований законодательства по оплате труда
- Проверка соблюдения требований законодательства по охране труда
- Проверка соблюдения требований законодательства по ведению воинского учета
- Проверка соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
- Проверка соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности
- Проверка соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности
- Проверка соблюдения требований по материальной ответственности работника
- Проверка соблюдения требований о командировании
- Проверка соблюдения требований архивного законодательства
- Проверка соблюдения требований для отдельных категорий работников:
- руководитель организации (Генеральный директор)
- иностранные граждане - высококвалифицированные специалисты
- лица, выполняющие работу по совместительству
- Проверка процедур:
- приема на работу
- перевода
- изменения условий трудового договора
- предоставления ежегодного отпуска
- предоставления отпуска по беременности и родам
- предоставления отпуска по уходу за ребенком
- направления в командировку
- применения дисциплинарного взыскания
- прекращения трудового договора
Заключение по результатам аудита является итоговым документом, который передается уполномоченному лицу Компании Заказчика. Содержание заключения относится к конфиденциальной информации, которая не передается государственным органам, работникам Компании-Заказчика, каким-либо третьим лицам. Заказчик сам решает вопрос о том, каким работникам следует ознакомиться с заключением.
В заключение включается:
- список проверенных документов
- список выявленных нарушений
- ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
- комментарии и рекомендации по устранению выявленных нарушений
При необходимости, при передаче заключения либо после ознакомления с текстом проводится дополнительная консультация, в ходе которой представитель компании «ОК Бизнес» даёт разъяснения по существу выявленных нарушений, по предложенным рекомендациям, иным вопросам, возникающим у Заказчика в связи с проведением кадрового аудита.