Кадровый аудит, это:
— полная детализированная проверка всей кадровой документации юридического лица. Проверка на наличие и на правильность оформления и ведения документации в соответствии с действующим законодательством РФ;
— комплексная оценка кадрового документооборота компании;
— подробный отчёт о выявленных нарушениях и рекомендации по исправлению данных нарушений в целях полного соответствия документации предприятия требованиям трудового законодательства.
Когда нужен аудит:
— при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей проверке;
— при угрозе судебного разбирательства после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
— при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством при внесении изменений в закон;
— при смене руководства организации;
— при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства.
Вся информация, полученная в рамках кадрового аудита, является коммерческой тайной и предоставляется исключительно заказчику!
Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего будут проводить аудит собственной работы и не всегда способны дать квалифицированную и объективную оценку.
Приглашая внешних аудиторов (консультантов), руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.
Что делают внешние аудиторы от «Ок Бизнес»?
1. проводят анализ локальных нормативных актов организации на соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и учредительным документам предприятия;
2. изучают процедуры документирования трудовых отношений в компании;
3. анализируют состав кадровой документации и определяют её соответствие требованиям действующего законодательства Российской Федерации;
4. проводят анализ системы хранения кадровой документации.
Проверка «Ок Бизнес» происходит так:
- Формируется заказ: определяется необходимый объем работ и согласовываются условия выполнения заказа;
- Заключается договор;
- Заказчик предоставляет согласованный в договоре перечень документов для проверки;
- Составляется экспертное заключение, которое включает:
— перечень проверенных документов;
— перечень выявленных нарушений;
— риски наступления неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений (размер штрафа по каждому нарушению, приблизительная сумма иска в случае обращения работника в суд);
— рекомендации по устранению нарушений, а именно: что исправить и как исправить с рекомендуемыми формулировками и ссылками на закон.
Услуга «Проведение кадрового аудита» по пунктам:
1. Проверка наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.);
2. Проверка наличия и корректности составления документов по учёту кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учёта рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.);
3. Проверка оформления, регистрации и хранения кадровых приказов (приём, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.);
4. Проверка оформления, регистрации и хранения кадровых приказов (приём, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.);
5. Проверка порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2);
6. Проверка ведения и хранения личных дел сотрудников;
7. Проверка порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников;
8. Проверка порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании;
9. Проверка соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными;
10. Проверка соблюдения требований законодательства по оплате труда;
11. Проверка соблюдения требований законодательства по охране труда;
12. Проверка соблюдения требований законодательства по ведению воинского учёта;
13. Проверка соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним;
14. Проверка соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности;
15. Проверка соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности;
16. Проверка соблюдения требований по материальной ответственности работника;
17. Проверка соблюдения требований о командировании;
18. Проверка соблюдения требований архивного законодательства;
19. Проверка соблюдения требований для отдельных категорий работников:
— Руководитель организации (Генеральный директор);
— Иностранные граждане — высококвалифицированные специалисты;
— Лица, выполняющие работу по совместительству
Проверка следующих процедур:
— приём на работу;
— перевод;
— изменение условий трудового договора;
— предоставление ежегодного отпуска;
— предоставление отпуска по беременности и родам;
— предоставление отпуска по уходу за ребёнком;
— направление в командировку;
— применение дисциплинарного взыскания;
— прекращение трудового договора.
Заключение по результатам аудита является итоговым документом, который передаётся уполномоченному лицу Заказчика. Содержание заключения относится к конфиденциальной информации, которая не передаётся государственным органам, работникам Компании Заказчика, каким‑либо третьим лицам. Заказчик сам решает вопрос о том, каким работникам следует ознакомиться с заключением.
В заключение включается:
— список проверенных документов;
— список выявленных нарушений;
— ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства;
— комментарии и рекомендации по устранению выявленных нарушений.
При необходимости, при передаче заключения либо после ознакомления с текстом проводится дополнительная консультация, в ходе которой представитель компании «Ок Бизнес» даёт разъяснения по существу выявленных нарушений, по предложенным рекомендациям, иным вопросам, возникающим у Заказчика в связи с проведением кадрового аудита.