Архивный аудит
«ОК Бизнес» проводит архивный аудит и экспертизу документов в целях упорядочения, определения комплектности и всесторонней оценки документов, а также при их отборе для дальнейшего хранения.
Проведение предварительного архивного аудита:
- ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы;
- установление критерия существенности - минимизация финансовых и временных затрат.
- отнесение дел по статьям в соответствии с номенклатурой дел и перечнем типовых документов;
- отбор дел, находящихся по срокам в неудовлетворительном состоянии с одновременным составлением акта к уничтожению.
- отбор дел по срокам хранения документов;
- определение срока хранения документов.
- просмотр и отбор документов с целью оценки экономического значения и практической целесообразности;
- составление заключения по экспертизе ценностей документов (заключение экспертизы ценностей документов является основанием включения в опись документов для передачи их в архив).
- полистный просмотр дел (изымаются дублетные экземпляры документов, черновики и т.д.) с полистной нумерацией;
- составление внутренней описи;
- результат проведенного аудита - составление описи документов постоянного срока хранения в хронологическом порядке.
- систематизация и унификация архивного описания дел длительного хранения;
- результат проведенного аудита - составление описи документов для длительного срока хранения в хронологическом порядке.
- систематизация и унификация архивного описания дел временного срока хранения;
- результат проведенного аудита - составление описи документов временного срока хранения в хронологическом порядке.
Систематизация документов личного состава:
- приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение);
- лицевых счетов по начислению заработной платы;
- ведомостей по начислению заработной платы (при отсутствии лицевых счетов);
- трудовых договоров (контрактов);
- личных дел;
- личных карточек (форма Т-2)
- результат проведенного аудита - составление описи документов по личному составу в хронологическом и алфавитном порядке.
- Составление исторической справки деятельности;
Отбор документов на уничтожение с истёкшими сроками хранения и утраченной практической ценностью:
- отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;
- составление Акта об уничтожении документов с истёкшими сроками хранения;
- вывоз документов с истёкшими сроками хранения для уничтожения на предприятие по переработке макулатуры при соблюдении режима полной конфиденциальности.
- по личному составу;
- по бухгалтерскому учету;
- постоянного срока хранения.
Составление номенклатуры дел;
Разработка инструкций по делопроизводству;
Консультации по вопросам архивной обработки документов в процессе выполнения работ.