Архивный аудит

«ОК Бизнес» проводит архивный аудит и экспертизу документов в целях упорядочения, определения комплектности и всесторонней оценки документов, а также при их отборе для дальнейшего хранения.

Проведение предварительного архивного аудита:

ознакомление и согласование с клиентом необходимого объема работы;
установление критерия существенности - минимизация финансовых и временных затрат.

Инвентаризация – определение объёма (количества дел) и их состава в единицах учета хранения:

отнесение дел по статьям в соответствии с номенклатурой дел и перечнем типовых документов;
отбор дел, находящихся по срокам в неудовлетворительном состоянии с одновременным составлением акта к уничтожению.

Отбор дел по срокам хранения и статьям в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»:

отбор дел по срокам хранения документов;
определение срока хранения документов.

Экспертиза ценностей документов:

просмотр и отбор документов с целью оценки экономического значения и практической целесообразности;
составление заключения по экспертизе ценностей документов (заключение экспертизы ценностей документов является основанием включения в опись документов для передачи их в архив).

Отбор документов постоянного срока хранения:

полистный просмотр дел (изымаются дублетные экземпляры документов, черновики и т.д.) с полистной нумерацией;
составление внутренней описи;
результат проведенного аудита - составление описи документов постоянного срока хранения в хронологическом порядке.

Отбор документов долговременного срока хранения (свыше 10 лет):

систематизация и унификация архивного описания дел длительного хранения;
результат проведенного аудита - составление описи документов для длительного срока хранения в хронологическом порядке.

Отбор документов временного срока хранения (до 10 лет):

систематизация и унификация архивного описания дел временного срока хранения;
результат проведенного аудита - составление описи документов временного срока хранения в хронологическом порядке.

Систематизация документов личного состава:

приказов по личному составу (приём, перемещение, увольнение);
лицевых счетов по начислению заработной платы;
ведомостей по начислению заработной платы (при отсутствии лицевых счетов);
трудовых договоров (контрактов);
личных дел;
личных карточек (форма Т-2)
результат проведенного аудита - составление описи документов по личному составу в хронологическом и алфавитном порядке.
Составление исторической справки деятельности;

Отбор документов на уничтожение с истёкшими сроками хранения и утраченной практической ценностью:

отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;
составление Акта об уничтожении документов с истёкшими сроками хранения;
вывоз документов с истёкшими сроками хранения для уничтожения на предприятие по переработке макулатуры при соблюдении режима полной конфиденциальности.

Переплёт и оформление документов:

по личному составу;
по бухгалтерскому учету;
постоянного срока хранения.

Составление номенклатуры дел;

Разработка инструкций по делопроизводству;

Консультации по вопросам архивной обработки документов в процессе выполнения работ.