Временное исполнение обязанностей генерального директора на время его отпуска возлагается на его заместителя. Если у директора нет заместителя с обязанностью временного исполнения функций руководителя, то эти обязанности генеральный директор возлагает на другого сотрудника. Разбираем на каком именно основании и как все это оформить.
Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное исполнение функций руководителя, то эти обязанности генеральный директор возлагает на другого сотрудника. В этом случае он должен издать приказ о временном возложении обязанностей генерального директора на этого сотрудника.
Порядок временного замещения генерального директора указывается в уставе компании и в трудовых договорах с генеральным директором, его заместителем. Если же в уставе общества не прописана вся процедура замещения, то издается отдельный приказ.
Нужно ли заключать с сотрудником, который не является штатным заместителем генерального директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей? Все будет зависеть от того, как именно оформлено временное исполнение обязанностей. Если при этом сотрудник не освобождается от своей основной работы, то исполнение обязанностей можно поручить ему с его письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). При этом рекомендуется заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать все обязанности по замещаемой должности, установить срок замещения, определить размер доплаты. Но есть и другой вариант оформления таких отношений - через временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае также нужно оформить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, поскольку такой перевод проходит по соглашению сторон. В качестве срока в переводе в соглашении необходимо указать: «До выхода Генерального директора на работу». При этом запись в трудовую книжку ни в том, ни в другом случае делать не нужно. Пример оформления дополнительного соглашения приведен в (образец).
Исполняющий обязанности генерального директора должен подписывать документы от своего имени, поскольку ему официально делегированы эти полномочия. Часто встречаются ситуации, когда в унифицированную форму приказа вписана должность и фамилия генерального директора, а исполняющий обязанности перед наименованием должности от руки пишет «И.О.» и ставит свою подпись. При этом подпись и расшифровка подписи не совпадают. В реквизит приказа «Подпись» должны входить наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи. Необходимо твердо знать, что такой должности, как «Исполняющий обязанности», не существует. Поэтому исполняющий обязанности должен указывать в документах ту должность, которую он занимает по штатному расписанию.
При подготовке документов на подпись исполняющему обязанности генерального директора не забывайте изменять в бланках наименование должности и расшифровку подписи. Несовпадение должности, подписи и расшифровки подписи сделает документ юридически недействительным.
Если ни устав, ни трудовой договор с руководителем не предусматривают возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность с указанием переданных должностному лицу полномочий.
Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). Доверенность - это понятие гражданского, а не трудового права и призвана регулировать именно внешние отношения компании.
Доверенность от имени компании выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати компании. Она выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, действует в течение одного года с момента выдачи. Необходимо помнить, что лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить. А лицо, которому выдана доверенность, вправе отказаться от нее в любое время (часть 1 ст. 188 ГК РФ). Пример оформления доверенности приведен в образце
На практике часто возникает необходимость отзыва генерального директора из отпуска. Этот вопрос законом не урегулирован, поэтому руководствоваться нужно общими нормами ТК РФ об отзыве из отпуска (ст. 125 ТК РФ). Кроме того, на практике сложились определенные правила документального оформления такой ситуации.
Решение об отзыве руководителя из отпуска может быть принято на заседании общего собрания, оформлено протоколом и изданным на его основании приказом. При этом необходимо помнить, что директор, как и другой работник, должен дать свое письменное согласие досрочно выйти из отпуска.
Другой вариант оформления основан на том, что генеральный директор, даже находясь в отпуске, всегда в курсе дел компании и при необходимости может по своей инициативе прервать отпуск и выйти на работу. Отзывом из отпуска такую ситуацию назвать нельзя, так как директор не может вызвать из отпуска самого себя. Однако на практике такой вариант часто заменяет отзыв.
В данном случае директор издает приказ о досрочном выходе из отпуска. На основании приказа кадровик определяет, сколько дней неиспользованного отпуска у руководителя еще осталось, и вносит изменения в его личную карточку формы № Т-2 и график отпусков. Оформление приказа об отзыве генерального директора из отпуска образец во вложении.
Аналогичный порядок замещения генерального директора применяется и при необходимости служебной командировки.